Майнд-менеджмент. Решение бизнес-задач с помощью интеллект-карт

3. Вначале обязательно должна быть четко сформулирована основная цель, поставлены временные границы и установлены количественные критерии успешности (например, в течение 10 минут сформулировать минимум 20 способов решения задачи N).

4. Необходимо выбрать из группы троих участников, которые помимо генерации идей будут выполнять следующие роли:

• ведущий. Его задача – следить за соблюдением правил, управлять очередностью высказываний, держать темп и динамику обсуждения. Как показывает практика, эффективнее выбирать в роли ведущего рядового сотрудника, а не руководителя, так как это существенно раскрепощает группу и увеличивает количество полученных идей;

• ответственный за соблюдение временных рамок. Его задача – регулярно напоминать участникам штурма об оставшемся времени для генерации идей;

• записывающий идеи. Его задача – фиксировать в зоне общего видения абсолютно все сгенерированные идеи.

5. Во время этапа генерации идей запрещена любая критика. Это главное правило, за соблюдением которого должен постоянно следить ведущий. Запрещены высказывания вроде «это невозможно», «не хватит денег», «не примет правление», «не купят клиенты» и др. Во время штурма участники снимают с себя все должностные полномочия. Руководителю важно не садиться во главе стола и не ставить оценок.

6. Не бояться повторений. Все уже полученные идеи должны быть постоянно видны, и новые идеи могут отталкиваться от предыдущих.

1.1. Разминка

Если участники вначале незнакомы с техникой мозгового штурма, необходимо им вкратце рассказать об основных правилах. После инструктажа важно провести разминку. Этот этап часто незаслуженно игнорируется, хотя правильно проведенная разминка позволяет подготовить участников к будущей генерации идей, сплотить их и распределить роли.

Для разминки рекомендуется брать отвлеченную и шутливую тему, которая может звучать так: «Придумать в течение 3 минут минимум 30 способов использования канцелярской скрепки (воздушного шарика, листа бумаги, кирпича, презерватива и др.)».

1.2. Мозговой штурм

Как уже говорилось, в самом начале важно четко, конкретно и измеримо поставить основную цель. Желательно эту цель письменно зафиксировать таким образом, чтобы участники могли постоянно видеть ее и отталкиваться от нее при генерации идей. По сути, основная цель будет центром будущей интеллект-карты, поэтому она должна быть яркой, сочной, провоцирующей мозг на ассоциации.

Например, тема может звучать следующим образом: «Сформулировать 40 основных работ для успешного проведения корпоративного Нового года», или «Предложить 20 способов уменьшения затрат на обслуживание офиса», или «Сгенерировать 15 основных направлений развития компании в следующем году», или «Определить 20 возможных способов повышения продаж на ближайший год» и др.

Как правило, процессу штурма уделяется от 10 до 30 минут, но при этом важно суметь рассчитать время таким образом, чтобы сессия заканчивалась на всплеске активности, а не от упадка сил.

1.3. Структурирование/Анализ

После того как получено множество самых разных идей, необходимо отделить зерна от плевел, найти наиболее работоспособные идеи и структурировать полученную информацию. Этот этап может осуществляться уже другой группой людей и в другое время. Для анализа идей применяются современные методы, в том числе «метод многокритериальной оценки» Томаса Саати (см. пример ниже).

Для того чтобы полученные идеи лучше воспринимались участниками мозгового штурма, эффективнее всего их структурировать в виде интеллект-карт.

1.4. Действие

В соответствии с алгоритмом майнд-менеджмента, когда все идеи записаны, проанализированы и структурированы, можно приступать к действию. От правильного планирования и анализа всех возможностей зависит 80 % успеха этапа действия.

Борис Хапачев, руководитель департамента IT

Марат Гарифуллин, заместитель руководителя департамента IT

Horus Capital

2.1. Ситуация

«С технологией мозгового штурма наши сотрудники познакомились во время тренинга по тайм-менеджменту, который проводил Сергей Бехтерев, – рассказывает Марат Гарифуллин, заместитель руководителя департамента IT-компании Horus Capital. – Нельзя сказать, что раньше мы ее не использовали. Однако штурм проводился без учета многих правил и тонкостей, а главное, без использования программы Mind Manager».

Во время отработки командных технологий тайм-менеджмента участникам тренинга было предложено использовать технологию мозгового штурма как способ быстрого коллективного поиска решений сложных задач. В качестве инструмента фиксирования идей был выбран Mind Manager.

2.2. Разминка

«Вначале сама необходимость разминки казалась пустой формальностью, – отмечает IT-директор компании Horus Capital Борис Хапачев. – Однако после объяснений тренера мы выбрали ведущего, ответственного за время и фиксирующего идеи на ноутбуке в программе Mind Manager с выводом информации через проектор на экран. Программа позволяет всем участникам постоянно видеть на экране полученные идеи и, отталкиваясь от них, генерировать новые, а после быстро их обрабатывать».

«В качестве темы для разминки была выбрана следующая задача: «Найти минимум 30 способов использования канцелярской скрепки, – продолжает Марат Гарифуллин. – На решение этой задачи было выделено всего 3 минуты, и это вначале казалось нереальным! Однако благодаря активным действиям ведущего в работу включились все участники, появилось азартное желание найти эти самые 30 способов, и в итоге после всего трех минут на экране была следующая картина (рис. 2.1).

Мы смогли найти 36 способов! После правильно проведенной разминки через 3 минуты все участники были активно включены в работу и готовы к дальнейшему мозговому штурму уже на реальном примере».

2.3. Мозговой штурм

«В качестве реального примера Сергей Бехтерев предложил выбрать задачу, которую мы давно хотим решить, но почему-то для ее решения так и не удается сделать первый шаг. Такая задача была быстро найдена. “Как выбрать дополнительный офис”, – вспоминает Борис Хапачев. – Эта проблема назревала уже давно, нужно было что-то делать, но определиться и сделать первый шаг не получалось. Время от времени мы обсуждали задачу, но сразу же возникало множество ассоциативно связанных вопросов. Как выбрать лучший вариант? Какие критерии мы предъявляем к арендуемому офису? Что должно в нем быть, чтобы нам удобно в нем работалось? В итоге решения откладывались.

Рис. 2.1. Результаты разминки

В течение 5 минут происходил активный мозговой штурм, предлагались самые разные критерии для выбора наилучшего варианта, важные для тех или иных участников группы. Важно отметить работу ведущего, который умело пресекал любую критику вроде высказываний “это нереально” и напоминал участникам об основных правилах.

В итоге после 5 минут работы на экране возникла следующая картина (рис. 2.2).

Рис. 2.2. Результаты мозгового штурма

После этого полученную информацию надо было структурировать и проанализировать».

2.4. Структурирование/Анализ

«Как оказалось, в Mind Manager предусмотрен очень простой способ структурирования полученной информации, – рассказывает Марат Гарифуллин. – В течение следующих 5 минут мы анализировали и группировали полученные идеи. В итоге получилась вот такая обзорная интеллект-карта» (см. рис. 2.3).

Рис. 2.3. Результаты группировки

«После структурирования полученных критериев необходимо было проранжировать их по приоритетности, – рассказывает Борис Хапачев. – Для анализа мы решили использовать предложенный Сергеем метод многокритериальной оценки (более подробно см. главу 7). Для этого мы выделили наиболее значимые критерии и проставили веса критериев, перенеся данные из Mind Manager в Excel (рис. 2.4).

Рис. 2.4. Веса критериев для проведения многокритериальной оценки

Определив критерии и их приоритетность, мы поручили секретарям обзвонить несколько вариантов аренды и выяснить информацию по всем критериям. Данные по пяти возможным офисам были занесены в отдельную обзорную таблицу (рис. 2.5).

Рис. 2.5. Оцениваемые параметры основных офисных центров

Собрав необходимую информацию, мы разослали бланки для проставления оценок руководителям, которые принимали решение. Когда бланки были заполнены, мы свели все оценки в единую таблицу весов и в результате умножения на веса и сложения получили самый лучший вариант 5 (рис. 2.6)».

Рис. 2.6. Результаты оценки соответствия офисов требуемым параметрам

2.5. Действие

«Уверенность в правильности выбора была подкреплена системным расчетом на основе четких критериев. После получения результатов оценки мы приступили к действию: согласовали и заключили договоры, запланировали мозговой штурм для создания плана переезда. Теперь, когда у нас нет четкого понимания, как решать ту или иную задачу, мы знаем первый шаг, с которого следует начинать, – это мозговой штурм с применением Mind Manager, великолепного инструмента для фиксации и анализа сгенерированных идей!»