Access 2002: Самоучитель

Рис. 4.36

Рис. 4.37

Точно так же вы должны действовать, вводя запись о новом приборе в форме Приборы (см. рис. 4.38). Во все поля, содержащие стрелки прокрутки, данные можно включать двумя способами. Первый: вы выбираете нужную позицию из списка. (Так, в контекстном списке фирм, показанном на рис. 4.38, уже содержится новая фирма TAAG .) Второй вариант: вы вводите данные с помощью клавиатуры.

Рис. 4.38

При необходимости вы таким же образом вводите новые позиции в словарные формы Типы приборов и Назначение. В поля, не имеющие стрелок прокрутки, данные вводятся с клавиатуры. Так, в поле Вес, кг указано числовое значение 14. После ввода всех необходимых сведений нажмите клавишу Enter, чтобы запомнить все сделанные изменения.

Форму можно использовать не только для ввода, но и для удаления информации. Обратите внимание, что каждая из форм, показанных на рис. 4.3 – 4.38, включает кнопки Изменить запись и Удалить запись. Для корректировки данных откройте нужную запись, произведите необходимые изменения, а затем с помощью клавиши Enter дайте программе команду запомнить их. При удалении записи сначала откройте ее, а потом просто щелкните по кнопке Удалить запись.

Итак, в этом разделе мы стремились показать, что формы – очень мощный и гибкий инструмент работы с данными. Однако в ряде случаев (например, при подготовке формы для ввода, корректировки и удаления данных) штатного программного обеспечения Access 2002 может быть недостаточно для выполнения необходимых операций. Это легко объяснить: проблемы, которые возникают в подобных ситуациях, часто оказываются специфическими, и для их решения стандартных программных средств будет недостаточно.

Чтобы выполнить ряд функций, необходимо использовать не только язык запросов (SQL), но и макросы, а также средства языка Visual Basic for Application (VBA). Подробнее об этом пойдет речь в главах 10 и 11.

Использование гиперссылок

Говоря формально, гиперссылка – это цветной подчеркнутый текст или графический объект, щелчок по которому приводит к открытию файла, фрагмента файла или страницы HTML в Internet. Гиперссылка является указателем с одного объекта на другой. По существу, это поле связи в базе данных Access, позволяющее быстро перейти к другой базе данных Access, документу любого приложения Microsoft Office или какому-либо другому файлу.

Использование гиперссылок рассматривается здесь на примере работы с географическими картами.

Access и географические карты

В ряде случаев сопряжение базы данных с географическими картами совершенно необходимо. Однако такая функция в самой системе Access, взятой отдельно, не предусмотрена. Если же рассматривать Access как часть программного продукта Microsoft Office, то некоторые возможности для работы с картами все-таки имеются. В составе Microsoft Excel, входящем в пакет Microsoft Office, есть программный модуль Microsoft Map, предназначенный для отображения данных на географических картах. Однако на практике пользоваться этой программой очень неудобно. Во-первых, Microsoft Map работает только с картами формата MAP, который поддерживается лишь в программных продуктах корпорации MapInfo (такой монополизм, как вы понимаете, создает для пользователя ряд трудностей). Во-вторых, программист вынужден постоянно переносить карты и другую информацию из Access в Excel и обратно. В настоящем разделе книги мы покажем, что возможен принципиально иной способ работы с картой в системе Access. С помощью гиперссылок – полей связи в базе данных Access – пользователь свободно и быстро переходит к документу в сети Internet, в локальной сети или в текущей базе данных, да и вообще практически к любому документу в самой системе Microsoft Office и вне ее. Верно и обратное: используя гиперссылки, вы можете перейти из любого документа в форму или таблицу базы данных Access.