Образцы кадровых документов с комментариями. Практическое пособие

4. Права

Отдел имеет право:

4.1. Получать от структурных подразделений Организации документы, необходимые для оформления приема, перевода, командирования, отпуска и увольнения работников.

4.2. Давать в пределах своей компетенции указания структурным подразделениям Организации по подбору, учету, расстановке и подготовке кадров.

4.3. Вносить предложения руководству Организации по совершенствованию работы с кадрами.

4.4. Удостоверять юридическую силу документов по личному составу, выдаваемых работникам Организации.

4.5. Контролировать в структурных подразделениях Организации соблюдение в отношении работников трудового законодательства, предоставление установленных льгот и компенсаций.

4.6. Представительствовать в установленном порядке интересы Организации по вопросам, относящимся к компетенции Отдела, во взаимоотношениях с государственными и муниципальными органами, а также другими предприятиями, организациями, учреждениями.

4.7. Проводить совещания и участвовать в совещаниях, проводимых Организацией, по вопросам, отнесенным к компетенции Отдела.

5. Ответственность

5.1. Ответственность за надлежащее и своевременное выполнение Отделом функций, предусмотренных настоящим Положением, несет Руководитель.

5.2. На Руководителя возлагается ответственность за:

5.2.1. Организацию оперативной и качественной подготовки и исполнения документов, ведение делопроизводства в соответствии с действующими правилами и инструкциями.

5.2.2. Соблюдение сотрудниками Отдела трудовой дисциплины.

5.2.3. Обеспечение сохранности имущества, находящегося в помещениях Отдела, и соблюдение правил пожарной безопасности.

5.2.4. Соответствие действующему законодательству визируемых им изготавливаемых Отделом проектов приказов, инструкций, положений и других документов.

5.3. Ответственность сотрудников Отдела кадров устанавливается их должностными инструкциями.

6. Взаимоотношения. Служебные связи

Для выполнения функций и реализации прав кадровая служба взаимодействует:

6.1. Со всеми структурными подразделениями Организации по кадровым вопросам.

6.2. С юридическим отделом – для получения информации об изменениях в действующем законодательстве и правового обеспечения при подготовке кадровых документов.

6.3. С бухгалтерией – по вопросам оплаты труда, а также для предоставления копий приказов о приеме на работу, увольнении, переводе, отпуске, командировании, поощрении, привлечении к материальной ответственности.

6.4. С информационно-техническим отделом Организации – по вопросам обеспечения Отдела организационно-вычислительной техникой, ее эксплуатации и ремонта.

7. Порядок внесения изменений и дополнений

7.1. Изменения и дополнения в Положение вносятся приказом генерального директора по представлению Руководителя.

2.3. Инструкция по ведению кадрового делопроизводства

Кроме Положения об отделе кадров для кадровой службы можно разработать еще один локальный нормативный акт, который называется Инструкцией по ведению кадрового делопроизводства. У этого документа иное назначение: в нем устанавливаются единые правила ведения кадрового делопроизводства и содержатся образцы бланков кадровых документов. Это необязательный документ, и он вводится в действие на усмотрение самого работодателя. Однако наемные работники устраиваются на работу, увольняются, затем принимаются новые, и, как известно, кадровых проблем у работодателя всегда хватает. Инструкция уменьшит эти проблемы, повысит эффективность ведения кадрового делопроизводства. Не имеет значения, есть ли у работодателя такое структурное подразделение, как отдел кадров, или же он может себе позволить оплачивать работу всего лишь одного специалиста по персоналу, но предписанию Инструкции будет подчиняться каждый выполняющий кадровую работу сотрудник. Например, работодатели, имеющие небольшой штат работников, в отличие от крупных организаций, не ведут журнал приема работников, журнал увольнения, журнал учета отпусков и т. п. В Инструкции по кадровому делопроизводству можно закрепить обязательность ведения таких журналов, так как их наличие облегчает работу кадровиков. Журналы будут содержать постоянную и четкую информацию о работниках, они помогают в составлении различных статистических справок и т. п. Таким образом, благодаря Инструкции кадровая документация всегда будет вестись в строго определенном порядке, документы будут лежать там, где им следует, независимо от человеческого фактора, присутствующего у каждого конкретного работника. Новичок в кадровой работе или опытный работник, привыкший на предыдущем месте работы к иному ведению кадрового делопроизводства, у конкретного работодателя будет исполнять предписание Инструкции именно этого работодателя.

Инструкция содержит:

1) перечень нормативно-правовой базы, которая необходима для проведения той или иной процедуры;

2) перечень формируемых «дел»;

3) последовательный перечень действий при оформлении документации;

4) образцы документов: приказов, распоряжений, журналов учета и т. д.;

5) порядок действий при решении проблемных ситуаций.

В нашей книге нет образца Инструкции по ведению кадрового делопроизводства по той причине, что в нее целесообразно включить все образцы кадровых документов, которые мы рассматриваем на протяжении всей книги в отдельных главах с комментариями. Работодатель без труда может составить Инструкцию самостоятельно, пользуясь образцами кадровых документов, приведенных в нашей книге, при этом он по своему усмотрению решает, какой образец включать, а какой не включать в этот документ.

Примерная структура Инструкции:

1) Общие положения.

2) Основные понятия.

3) Основная часть.

4) Заключительные положения.

5) Приложение.

В разделе 1 «Общие положения» отражают: цели, задачи, нормативно-правовую базу, которой руководствуются при разработке данного локального трудового акта, указывают лицо (лица), на которых распространяется данный нормативный правовой акт и т. д.

В разделе 2 «Основные понятия» уточняют понятия и термины, которые будут использоваться в тексте Инструкции.

Раздел 3 «Основная часть» обычно самый объемный по написанию, так как в нем определяют основные процедуры кадрового делопроизводства, для каждой из которых подробно расписывают подробный порядок действий. Основные процедуры включают: прием на работу, перевод (постоянный, временный), совместительство, совмещение, командировка, отпуск, наложение дисциплинарного взыскания, увольнение (по собственному желанию, по соглашению сторон, по истечении срочного трудового договора, по сокращению штатов, по иным статьям ТК РФ и других нормативных правовых актов, предусматривающих основания для увольнения и т. д.). Те виды трудовых отношений, которые не используются конкретным работодателем, например, совмещение, замещение, отсутствие командировок и т. п., можно не включать в Инструкцию. В «Основной части» необходимо определить процедуру увольнения. Увольнение, как известно, бывает по разным основаниям: по собственному желанию, за разглашение служебной или коммерческой тайны, в связи с признанием полностью нетрудоспособным, в случае выхода на пенсию по инвалидности и т. д. Причем по каждому из оснований надо определить порядок действий при увольнении, поскольку он различается.

Раздел 4 «Заключительные положения» обычно предусматривает: меры ответственности должностных лиц за несоблюдение Инструкции (например, наложение дисциплинарного взыскания), порядок вступления данного документа в силу, порядок введения изменений и дополнений в данный документ в связи с изменением законодательства.

Раздел 5 «Приложения» содержит образцы кадровых документов, например, журнал регистрации приказов, журнал регистрации о прекращении действия трудового договора, формы уведомления, приказов и т. д.

Инструкцию вводят в действие приказом работодателя (см. приложение 3 к данной главе).

Приложение 3

Глава 3. Штатное расписание

3.1. Понятие штатного расписания

После экономическо-финансового обоснования необходимости введения той или иной должности (должностей) можно приступить к составлению штатного расписания. Штатное расписание регламентировано ст. 15 и 57 ТК РФ. Штатное расписание – это внутренний документ работодателя, в котором отражают численный состав постоянных работников, наименование должностей и размеров должностных окладов. В штатное расписание должны включаться все должности, независимо от того, какой вид трудового договора (срочный или на неопределенный срок) будет заключен с лицами, которые будут приняты на эти должности. Нет смысла вносить в штатное расписание должности, которые понадобятся работодателю для выполнения разовых, случайных или определенного вида работ, например, оказать услуги консультантов, экспертов. Работников, привлекаемых к подобным работам, называют внештатными и оформляют на условиях гражданско-правовых договоров. Надо сказать, что понятия «внештатный работник» в ТК РФ нет, его употребляют в бытовом разговоре.