PowerPoint 2007. Эффективные презентации на компьютере

Рис. 1.8. Трапециевидный список

Непрерывный блочный процесс – блок-схема, используемая для отображения хода событий, последовательности шагов решения задачи, выполнения какого-либо процесса (рис. 1.9). Подобная блок-схема не подходит для большого количества текста, но весьма наглядно демонстрирует пошаговую стратегию.

Рис. 1.9. Пример непрерывного блочного процесса

Блок-схема «Шестеренки» используется для демонстрации взаимосвязи идей либо взаимосвязи последовательности действий (рис. 1.10). Такая блок-схема очень наглядна и зрелищна, однако не подходит для больших объемов текста.

Рис. 1.10. Блок-схема «Шестеренки»

Блок-схема «Простой цикл» служит для отображения непрерывного цикла этапов, задач или событий (рис. 1.11). Подобная блок-схема не подходит для больших объемов текста, но наглядно демонстрирует взаимосвязь событий либо этапов. Например, круговорот веществ в природе прекрасно может быть описан с помощью блок-схемы простого цикла.

Рис. 1.11. Блок-схема «Простой цикл»

Блок-схема «Расходящаяся радиальная» используется для отображения отношения к центральной идее либо событию (рис. 1.12). Такая блок-схема не подходит для больших объемов текста, но наглядно демонстрирует взаимосвязь периферии с центром. С помощью блок-схемы «Расходящаяся радиальная» удобно показывать взаимоотношения между отделами и руководством в иерархии компании, связь филиалов с центром и т. д.

Рис. 1.12. Блок-схема «Расходящаяся радиальная»

Блок-схема «Иерархия» используется для отображения иерархической информации и отношений сверху вниз, а также для отображения взаимосвязи таких отношений (рис. 1.13). С помощью подобной диаграммы удобно показывать отношения внутри компании, внутри различных отделов и филиалов.

Рис. 1.13. Блок-схема «Иерархия»

Диаграмма «Простая целевая» служит для отображения вложенности, градаций и иерархических отношений (рис. 1.14).

Рис. 1.14. Диаграмма «Простая целевая»

Как вы могли заметить, диаграммы и блок-схемы обычно не подходят для размещения больших объемов текста. И это не случайно: при больших объемах они теряют свою наглядность и уже не могут служить полноценным наглядным пособием для наилучшего представления и запоминания аудиторией информации. Поэтому, если в презентации в качестве наглядных пособий для отображения информации на плакатах или слайдах планируется использование диаграмм, графиков, блок-схем, то объем текста для них нужно ограничивать, оставляя лишь функциональные данные, которые легко могут быть восприняты аудиторией и отложатся в памяти.

Раздаточные материалы

Основная проблема при использовании раздаточных материалов – их нехватка. По этой причине, если для презентации запланированы раздаточные материалы, лучше изготовить их с запасом. Копий должно хватить на всех посетителей презентации. Материалы должны быть напечатаны достаточно крупным шрифтом, не утомляющим глаза, форма подачи информации должна быть максимально доступна.

Если в качестве раздаточного материала планируется использование компакт-диска как носителя информации, то необходимо проверить, не требуется ли для его прочтения специфической программы. Наилучшим вариантом будет, если для прочтения такого диска может быть использована одна из стандартных программ Windows, ведь далеко не каждый человек будет устанавливать на свой компьютер какую-либо программу только лишь для просмотра презентационных раздаточных материалов.

Во время презентации не рекомендуется раздавать те материалы, которые содержат большое количество печатной информации, ведь их начнут просматривать сразу же, а в процессе чтения аудитория уже не обращает внимания на докладчика. Все раздаточные материалы, кроме буклетов с картинками, лучше всего выдавать посетителям презентации после окончания доклада.

Следует помнить, что к раздаточным материалам относятся и визитные карточки. Сам презентатор и его помощники обязательно должны иметь при себе достаточное количество визитных карточек, чтобы вручить их каждому посетителю презентации.

Компьютер

Данный вид оборудования может заменить практически все остальное. Если презентация оформлена в формате PowerPoint, то она будет иметь все необходимые эффекты, слайды, видеоролики, диаграммы, графики и блок-схемы – все наглядные материалы, которые требуются для наилучшего представления презентации. Чтобы использовать компьютер для презентации, нужно знать, как пользоваться им, а также приложением PowerPoint, иметь представление о его функциях и возможностях (данный вопрос подробно будет освещаться во второй части книги).

Этап шестой. Выбор помощников для презентации

Шансы на выполнение работы обратно пропорциональны числу лиц, по долгу службы обязанных это сделать.

    Закон Кушнера[8 - Законы Мэрфи. Иерархология и наука заседать.]

Первое правило для помощников презентатора гласит: помощники должны быть незаметны, но четко выполнять свои обязанности. Ошибку делают те презентаторы, которые берут в качестве ассистентов для презентации симпатичных девушек в мини-бикини (разумеется, это не относится к показу мод или другим подобным мероприятиям). Заметность помощника презентатора создает дополнительный отвлекающий фактор, рассеивающий внимание аудитории. Такое отвлечение внимания хорошо для иллюзиониста, который вытаскивает кролика из-за спины и укладывает его в шляпу, в то время как ассистентка демонстрирует зрителям новую модель купальника – в данном случае отвлечение внимания аудитории является неотъемлемой частью шоу. Но во время презентации все внимание аудитории должно быть направлено на предмет презентации. Именно поэтому помощники должны быть незаметны.

Однако это вовсе не означает, что симпатичная девушка не может быть помощником презентатора в принципе. Но если она выносит к зрителям предмет презентации, например тот же пылесос, то они должны видеть в первую очередь пылесос, а уже потом девушку. Для этого помощники презентатора должны исключить яркую, броскую одежду, привлекающую внимание, для помощников-женщин не рекомендуется обувь на высоких каблуках, мини-юбки, декольтированные платья либо блузки. Одежда помощника презентатора должна быть выдержана в строгом, консервативном стиле. Если презентация проводится перед аудиторией, придерживающейся так называемого «богемного» стиля в одежде, то консервативность костюмов помощников презентатора не является обязательным фактором, однако незаметность их, слияние с фоном продолжают оставаться основным требованием.

Помощники презентатора должны четко знать свои обязанности и грамотно выполнять их. Если девушка, выносящая к зрителям предмет презентации, допустит ошибку (споткнется, что-либо уронит, растеряется и не будет знать, куда ей идти, и т. д.), то подобная ошибка сразу станет фактором, отвлекающим внимание аудитории.

Желательно, чтобы у помощников были дублеры, ведь перед презентацией кто-либо может заболеть, и отсутствие дублера приведет к тому, что его функции выполнять будет некому.

Помощники презентатора должны знать предмет, цели и задачи презентации не хуже самого докладчика, ведь вопросы зачастую задают не только докладчику, но и его помощникам. Они должны уметь втягивать публику в разговор на нужную тему – особенно если планируется предварительное собеседование с аудиторией (что, кстати, весьма желательно – публика собирается еще до начала презентации, поэтому, если помощники презентатора предварительно побеседуют с людьми и расскажут им о предмете презентации, это создаст дополнительный настрой у посетителей и помешает конкурентам провести подобное собеседование, рекламируя свой товар (продукт, услугу, идею), что довольно часто встречается на презентациях).

Помощники презентатора должны быть готовы к экспромту, если вдруг будет задан какой-либо неординарный вопрос, касающийся предмета презентации. Как и сам докладчик, они должны изучать посетителей презентации, готовить список вопросов и ответов, тренироваться в ораторском искусстве – все это может им и не понадобиться, но готовыми они должны быть в любом случае.

Нельзя выбирать в помощники презентатора людей, неуверенных в себе, косноязычных, не умеющих держаться на публике либо боящихся большого скопления людей. Помощник презентатора, страдающий агорафобией, способен свести на нет все положительное впечатление от презентации только выражением своего лица.

Выбирая помощников для презентации, желательно составлять небольшую анкету:

• какими навыками должен обладать кандидат в помощники презентатора;

• каковы будут функции помощника презентатора, чем он должен будет заниматься;

• личностные характеристики кандидата в помощники презентатора (общительность, ответственность, трудолюбие, целеустремленность, коммуникабельность, инициативность, внимательность, настойчивость и т. д.);

• специальные пожелания и требования (возраст, пол, рост, цвет волос, наличие/отсутствие хобби и т. д.).

Зачастую от помощников презентатора требуется умение и желание общаться. Для проверки этого качества можно предложить рекомендованный психологами тест «Общительный ли вы человек».

Вопросы и варианты ответов на них.

1. Если вас приглашает к себе в гости человек, которому вы не симпатизируете, примете ли вы это приглашение?

A. Да.

Б. Только в исключительном случае.

B. Нет.

2. Представьте, что в гостях вы вынуждены сидеть около человека, которого считаете своим недругом. Как вы себя поведете?

A. Не будете обращать на него внимания.

Б. Будете отвечать только на его вопросы.

B. Попытаетесь завязать с ним непринужденный разговор.

3. Вы собирались позвонить в дверь одной квартиры. Внезапно услышали, что в квартире возник семейный спор. Что вы сделаете?

A. Все-таки позвоните.

Б. Подождете, пока спор прекратится.

B. Уйдете.