50 секретов проверяющего налоги. Как обезопасить себя, свой бизнес и получить миллион из бюджета

Личные качества бухгалтера очень важны для работы. Мы выбираем бухгалтеров стрессоустойчивых, спокойных, дружелюбных, трудолюбивых, ответственных. Если главный бухгалтер имеет опыт работы небольшой (от 0 до 5 лет), обладает перечисленными качествами, умеет быстро ориентироваться во времени и в пространстве, быстро реагировать, то мы готовы его обучить. Если он что-то не знает и не понимает, но горит желанием работать, мы всегда с удовольствием берем такого бухгалтера на работу.

По моему опыту, что такими качествами обладают не москвичи, а приезжие из регионов. Во время собеседования задайте вопрос, не арендует ли кандидат жилье? В этом случае вы будете сильно зависеть от ее повышения и выплаты в первые дни месяца.

Проявление отрицательных качеств бухгалтера часто встречается на практике. Для того, чтобы меньше с этим сталкиваться, мы разработали внутри предприятия такую систему, при которой нахождение бухгалтера в течение дня не обязательно на рабочем месте. Это снижает количество сплетен, нерабочих разговоров, дает свободу сотруднику быть больше дома с семьей или в поездке.

У нас применяются облачные системы, в которых находятся инструкции и рабочие документы. Мы разработали видеоуроки, из которых можно понять, где что находится в облаке, и сориентироваться. Также мы используем CRM-систему. Она помогает планировать работу, ставить напоминалки в календарь, объединяет коллег. Мы находимся в чате для общения друг с другом и для пересылки документов. Я рекомендую вам использовать такую систему. Она позволит не быть привязаной территориально к офису каждую минуту, более объективно оценивать деловые качества бухгалтера и его организаторские способности. Если, конечно, в ваших требованиях нет такого, чтобы бухгалтер приносил вам пиво или чай в офисе.

Поэтому для тех, кто живет в современном мире, кто следует современным тенденциям, мы рекомендуем рассматривать один из вариантов – работу с аутсорсинговыми компаниями. Это даст возможность не только дистанционно работать, но и контролировать работу бухгалтера, переложить ответственность на аутсорсинговую компанию. Начинающему предпринимателю важно заняться продажами и развитием бизнеса, а не контролем за своим главбухом. В первые годы не стоит забивать голову дополнительными знаниями по правильному ведению бухучета.

Я считаю, что идеальный портрет главного бухгалтера – недорогой, квалифицированный, с организаторскими способностями и некапризный – это аутсорсинговая компания.

Но также есть примеры, когда предпринимателю везло, и он находил хорошего главного бухгалтера с высокими профессиональными качествами. Для этого переложите свои желания на бумагу.

Часть 11

Как организовать работу бухгалтера?

Предпринимателю с самого начала важно организовать работу бухгалтерии. Бывает, предприниматель на упрощенке вспоминает о бухучете через год после того, как он начал свою предпринимательскую деятельность. То есть когда нужно сдавать отчет по упрощенке.

Какие последствия такого подхода?

1. Штрафы за несданные ежеквартальные отчеты для ООО. Это отчеты в ПФ и ФСС РФ. Если вы занимаетесь розницей, то вы пропустите регистрацию компании в качестве плательщика торгового сбора, что повлечет за собой уплату штрафа.

2. Далее, за период вашей «забывчивости» набегут пени за несвоевременную уплату авансового взноса по упрощенке. Как это происходит? К марту следующего за отчетным периодом года бухгалтер рассчитает налог по упрощенке. И за тот период, когда бизнесмен не вел бухгалтерию, у него появится доход, с которого нужно было заплатить авансовый платеж по упрощенке. Налоговики в любом случае начислят пени за просрочку уплаты этого взноса. Если бизнесмен вспомнит про бухгалтерию еще позже, уже после сдачи отчетности, ему придется заплатить ещё и штрафы за несвоевременную сдачу отчетности.

Что самое важное при организации работы бухгалтерии?

Самое важное – описание процесса документооборота в компании, распределение ответственности внутри компании и контроль за этим.

Напишите, как все будет организовано, кто кому будет передавать документы, материальные ценности, кто что будет подписывать и в какой момент, кто за что отвечает.

Пример заполненного бланка документооборота:

Возможно, ваши менеджеры будут выписывать накладные или акты в офисе и постоянный бухгалтер в штате для выписки документов будет не нужен. Есть предприниматели, которые считают, что накладные должен выписать именно бухгалтер. Лично я рекомендую, чтобы бухгалтер не находился у предпринимателя целый день, так как это неоправданно дорого.

Для оформления первичных документов (далее – первички) можно назначить и менее квалифицированного сотрудника. Это может быть молодая девушка – студентка института. Или работник пенсионного возраста, который имеет огромный опыт, хочет и готов работать, ответственный и благодарный вам за все.

Сотрудник будет выписывать первичку под чутким руководством главбуха, пока не научится это делать достаточно квалифицированно. Главный бухгалтер может приходить в офис еженедельно или ежемесячно для того, чтобы собрать все документы, проверить правильность их оформления и дать обратную связь и свои рекомендации по ведению бухучета.

Выгоды такого подхода: во-первых, контроль и ответственность останутся у главбуха, а, во-вторых, вы сэкономите на зарплате главбуха, который запросит у вас высокую зарплату за нахождение целый день в офисе. Дополнительную экономию вы получите на аренде офиса, покупке дополнительного компьютера.

Здесь обратим ваше внимание на моменты работы с главным бухгалтером и с аутсорсинговой компанией.

Главный плюс работы с бухгалтером: возможно (но не обязательно), он будет заниматься только вашими делами. Скорее всего, у бухгалтера 2, 3, 5, а то и 10 компаний в зависимости от умения организовываться. Ваш главбух будет все знать про вашу компанию, выслушивать вас и давать рекомендации. Будем надеяться, что он будет все успевать.

Выслушивая возражения о работе с аутсорсинговой компанией, мы сталкиваемся с мнением о нашей невнимательности к нюансам бизнеса и бухучета. В частности, что нашим бухгалтерам некогда выслушивать и консультировать предпринимателя. Возможно, такое бывает, особенно в начале работы, когда мы стараемся вникнуть в главное и опускаем детали. Но наш бухгалтер приедет срочно по требованию или в соответствии с предварительной договоренностью. Наши бухгалтера достаточно опытные, чтобы помнить нюансы работы с разными компаниями и быстро переключаться с одной компании на другую.

Минус работы с бухгалтерами в том, что они в основном сами себе предоставлены. Их никто не контролирует, не консультирует и не обучает. Такого требования к ним нет. Часто бухгалтер по незнанию пропускает изменения в законодательстве. Имеет свое не всегда верное представление о том, правильно ли он ведет бухучет, какие ошибки имеют фатальные последствия, а какие не нанесут серьезного ущерба вашему предприятию. Как результат – часто предпринимателю при увольнении главбуха достается такая бухгалтерия, за восстановление которой ему приходится платить второй раз. Конечно, аутсорсинг не всегда идеален. Но у вас есть договор, по которому вам будет кому предъявить претензии и защитить свои права в суде.

В противовес ответственности аутсорсинговой компании главбухи уже несколько лет не несут никакой ответственности за ведение бухгалтерского учета. Полную ответственность несет генеральный директор.

Аутсорсинговая компания несет ответственность в рамках договора за начисленные в период совместной работы штрафы и пени и возместит их при начислении госорганами.

Планируя затраты на бухгалтерию, учитывайте дополнительную экономию при работе с аутсорсинговыми компаниями на компьютерах, аренде, взносах с зарплаты бухгалтера, на работе со справочно-правовыми программами, бухгалтерскими и программе по сдаче отчетности дистанционно.

Часть 12

Как проверить работу бухгалтера?

По данной теме я проводила семинар в течение двух часов. Постараюсь на вопрос ответить коротко.

Действующее налоговое законодательство России позволяет малому бизнесу воспользоваться одним или несколькими режимами одновременно. Общество может использовать упрощенку, вмененку, традиционку, единый сельскохозяйственный налог и патент (только для ИП).

При проверке своего главбуха вне зависимости от выбранной вами системы обращайте внимание на оформлении документации, или первички, как говорят бухгалтера. Проведите визуальный контроль. Небрежно оформленная документация – первый признак, что работа ведется некачественно.

Что такое некачественное оформление?

1. Отсутствие надписей на папках с документами или папок вообще нет.

2. Документы разбросаны на столе.

3. Не заполнены обязательные реквизиты в документах: дата операции, подпись, расшифровка подписи, печать на накладных, актах, договорах, отчетах.

Если более половины документов от поставщиков или покупателям не заполнены и без печатей, то считайте, что у вас бухгалтерии вообще нет.

Оформление документации: визуальный контроль

Хорошо, когда папки подписаны: на них указаны название вашей организации, перечень документов, за какой период.

Оформление документации

Если подписи и печать отсутствуют на менее 10 % документов, то все реально быстро восстановить, бухучет ведется.

Проверить бухгалтера можно в его отсутствие по ключевым точкам в базе 1С.

Итак, опишем по шагам процесс проверки.

1. Заходим в 1С и формируем оборотно-сальдовую ведомость (далее – оборотку). Для этого зайдите в раздел Отчеты, Оборотно-сальдовая ведомость.

Формируем оборотку. выбираем меню вид отчета

2. Следующий шаг зависит от того, на какой системе налогообложения вы работаете.

3. Если традиционка, проверьте правильность начисления НДС. Сформируйте оборотно-сальдовую ведомость (далее – оборотку) за квартал, который прошел. Все отчеты по НДС сдаются до 25 числа следующего за отчетным кварталом: срок сдачи 1-го квартала – 25 апреля, 2-го квартала – 25 июля, 3-го квартала – 25 октября, 4-го квартала – 25 января.

Традиционка: проверяем НДС

1. Выбираем один квартал (например, 1-й квартал 2014 года).