Word 2007. Начали!

Команда Сохранить обычно используется для сохранения изменений в текущем документе после того, как он предварительно был сохранен в файле. Это выглядит примерно так: вы открыли документ Word, который ранее был сохранен в файле, и работаете с этим документом, внося в него изменения. Чтобы сохранить внесенные изменения, нужно выполнить команду Сохранить. Если в процессе работы приходится вносить много изменений, то команду Сохранить рекомендуется выполнять периодически, через небольшие промежутки времени. Это позволит избежать потерь важной информации в результате возникновения непредвиденных обстоятельств (внезапное отключение электроэнергии, аппаратный или программный сбой, и др.).

ПРИМЕЧАНИЕ

Если в документ были внесены изменения, которые не сохранялись с помощью команды Сохранить, то при закрытии документа программа выдаст дополнительный запрос на сохранение данных.

При первом сохранении документа после выполнения команды Сохранить открывается окно, изображенное на рис. 2.7.

Рис. 2.7. Сохранение документа

В данном окне в поле Папка нужно указать путь для сохранения документа, в поле Имя файла – ввести произвольное имя файла документа, а в поле Тип файла – выбрать из раскрывающегося списка тип файла документа. Возможен выбор одного из перечисленных ниже типов файлов.

? Документ Word – текущий документ будет сохранен в файле формата Word 2007 (расширение *.docx).

? Документ Word с поддержкой макросов – текущий документ будет сохранен в файле Word 2007 с поддержкой макросов (расширение *.docm).

? Документ Word 97-2003 – текущий документ будет сохранен в формате, совместимом с форматом Word версий начиная с 1997 по 2003 (расширение *.doc).

? Шаблон Word – текущий документ будет сохранен как шаблон Word 2007 (расширение *.dotx).

? Шаблон Word с поддержкой макросов – текущий документ будет сохранен как шаблон Word 2007 с поддержкой макросов (расширение *.dotm).

? Шаблон Word 97-2003 – текущий документ будет сохранен как шаблон, совместимый с форматом шаблонов Word версий начиная с 1997 по 2003 (расширение *.dot).

После нажатия кнопки Сохранить документ будет сохранен в соответствии с указанными параметрами.

С помощью команд, расположенных в подменю Сохранить как, осуществляется сохранение текущего документа в отдельном файле (под другим именем, или по другому пути – под тем же именем, или под другим именем и по другому пути). Эта возможность обычно используется для отдельного сохранения изменений, внесенных в текущий документ (т. е. чтобы отдельно сохранить первоначальный вариант документа и отдельно – документ с внесенными изменениями).

Подменю Сохранить как может выступать как в качестве самостоятельной команды, так и в качестве подменю. Чтобы выполнить команду Сохранить как, нужно щелкнуть на ней мышью, а чтобы открыть подменю – просто немного задержать на ней указатель мыши либо щелкнуть на расположенном справа маленьком треугольнике.

При активизации команды Сохранить как на экране открывается окно, изображенное на рис. 2.8.

Рис. 2.8. Окно Сохранение документа

Если в данном окне в поле Тип файла указано одно из следующих значений: Документ Word, Документ Word с поддержкой макросов, Шаблон Word или Шаблон Word с поддержкой макросов, то под этим полем появляется флажок Поддерживать совместимость с Word 97-2003. Если этот флажок установлен, то документ, сохраненный в каком-либо из перечисленных форматов, будет совместим с форматом Word версий с 1997 по 2003.

Раскрывающийся список поля Тип файла содержит множество значений, что позволяет сохранять текущий документ в самых разных форматах: Веб-страница, Текст в формате RTF, Обычный текст, XML-документ Word, и др.

После нажатия кнопки Сохранить документ будет сохранен в соответствии с указанными параметрами.

Подменю Сохранить как включает в себя команды, с помощью которых можно сохранить текущий документ как документ Word 2007, как шаблон Word 2007 или в формате, совместимом с Word версий с 1997 по 2003. При активизации команды Сохранить как?Другие форматы на экране открывается окно, изображенное на рис. 2.8, в котором выполняется настройка параметров сохранения.

Вывод документа на печать

Для вывода текущего документа на печать в меню Office предназначены команды следующие подменю Печать: Печать, Быстрая печать и Предварительный просмотр.

При активизации команды Печать на экране открывается окно просмотра и настройки параметров печати документа, изображенное на рис. 2.9.

Рис. 2.9. Настройка параметров печати

В верхней части окна указывается название используемого принтера, а также отображаются его некоторые характеристики. Для изменения параметров настройки выбранного принтера следует воспользоваться кнопкой Свойства.

Чтобы включить режим двусторонней печати (в данном режиме печать осуществляется не на одной, а на обеих сторонах каждого листа), установите флажок двусторонняя печать.

С помощью области настроек Страницы определяется фрагмент текста, который требуется вывести на печать; если необходимо распечатать полностью весь документ, то следует установить переключатель в положение все. Если переключатель установлен в положение текущая, то будет распечатана та страница документа, на которой в данный момент находится курсор. При необходимости выборочной печати некоторого фрагмента документа можно нужно установить переключатель в положение номера, и в расположенном правее поле ввести с клавиатуры номера страниц, которые требуется вывести на печать. Также для печати произвольного фрагмента текста можно воспользоваться режимом выделенный фрагмент (предварительно следует выделить в документе ту его часть, которую необходимо распечатать, в противном случае данный режим недоступен).

Возможности программы предусматривают вывод на печать любого необходимого пользователю количества копий документа. Для этого нужно в поле число копий указать требуемое количество копий выводимого на печать документа.

В поле Включить указывается, какую часть документа требуется вывести на печать: Все страницы диапазона, Нечетные страницы или Четные страницы. Данное поле доступно для редактирования только в том случае, если в расположенном выше поле Напечатать установлено значение Документ.

С помощью области настроек Масштаб определяется масштаб выводимого на печать документа. В поле число страниц на листе из раскрывающегося списка выбирается требуемое количество страниц выводимого на печать документа, которые будут расположены на одном печатном листе. В поле по размеру страницы указывается размер бумаги для печати текущего документа; выбор значения данного поля также осуществляется из раскрывающегося списка.

Для отправки документа на печать в соответствии с установленными параметрами следует нажать кнопку ОК. При нажатии кнопки Отмена окно настройки параметров печати будет закрыто без сохранения выполненных изменений, а документ распечатан не будет.

Если в просмотре и редактировании параметров печати нет необходимости, то для вывода документа на печать можно воспользоваться командой Быстрая печать, которая также находится в подменю Office?Печать. При активизации данной команды текущий документ будет сразу отправлен на печать.

Команда Office?Печать?Предварительный просмотр предназначена для просмотра текущего документа в том виде, как он будет выглядеть на листе, непосредственно перед выводом его на печать. Это позволяет при необходимости своевременно подкорректировать его в случаях когда, например, видно, что страница документа не помещается на печатном листе бумаги.

Просмотр и редактирование свойств документа

Для перехода в режим просмотра и редактирования свойств документа нужно в подменю Подготовить, которое также входит в состав меню Office, выбрать команду Свойства. При активизации данной команды между лентой Word 2007 и линейкой отобразится окно, которое показано на рис. 2.10.

Рис. 2.10. Основные свойства документа

В данном окне содержится информация об основных свойствах текущего документа. Поле Автор заполняется автоматически: в нем отображается имя пользователя, создавшего данный документ. В информационной строке Расположение показан полный путь к файлу данного документа; это значение вручную не редактируется.

Все остальные параметры данного окна заполняются и редактируются с клавиатуры.

В поле Название указывается произвольное название документа, в поле Тема – его тема, а в поле Ключевые слова можно ввести одно или несколько слов, которые тем либо иным образом кратко описывают (характеризуют) текущий документ.

В поле Категория можно ввести название категории (например, Отчетные документы или Документы для руководства), если пользователь практикует сортировку электронных документов по категориям. В поле Состояние можно указать текущее состояние (статус) данного документа – например, На согласовании, Черновик, Отработан, и т. п.

В поле Примечания при необходимости можно ввести дополнительную информацию произвольного характера, относящуюся к данному документу.

Ни один из перечисленных параметров не является обязательным для заполнения.

При необходимости можно просмотреть и отредактировать дополнительные свойства документа. Для этого нужно щелкнуть мышью на кнопке Свойства документа, которая находится в левом верхнем углу окна (см. рис. 2.10), и в открывшемся меню выбрать пункт Дополнительные свойства. В результате на экране откроется окно, изображенное на рис. 2.11.

Рис. 2.11. Свойства документа

Параметры, содержащиеся в данном окне, сгруппированы на вкладках: Общие, Документ, Статистика, Состав, Прочие.

Вкладка Общие содержит параметры, представляющие общую информацию о редактируемом документе: имя документа, тип файла, его месторасположение и размер, дата создания и изменения и др.

С помощью параметров, находящихся на вкладке Документ, определяются свойства текущего документа, позволяющие его идентифицировать. В соответствующих полях указывается название документа, его тема, автор и руководитель, наименование учреждения (некоторые из этих параметров присутствуют в окне основных свойств, см. рис. 2.10). При необходимости можно отнести текущий документ к некоторой группе документов с целью облегчения его последующего поиска; также для этого можно использовать значения полей Ключевые слова и Заметки.

На вкладке Статистика можно просмотреть подробную информацию о статистике текущего документа. В поле Статистика указывается количество в документе страниц, абзацев, строк, слов, печатных знаков (символов) без пробелов и с пробелами, а также объем документа в байтах. Также на данной вкладке приводится информация о дате и времени создания документа и внесения в него последних изменений, о дате его открытия и о дате и времени его последней распечатки. В средней части вкладки указывается имя автора изменений, внесенных в текущий документ, и общее время редактирования текущего документа с момента его создания.

Вкладка Состав включает в себя информацию о составных частях текущего документа; например, здесь может содержаться перечень заголовков глав либо разделов документа.