Бюджетирование на компьютере

В погоне за исполнением бюджетных показателей не стоит забывать, что добиться стопроцентного исполнения бюджета еще не удавалось никогда и никому.

Важная проблема, с которой сталкиваются многие предприятия – это неумение правильно проводить анализ отклонений от запланированных показателей бюджета. В частности, совершенно необязательно реагировать на все без исключения отклонения – здесь необходимо заранее четко расставить приоритеты. Некоторые несущественные отклонения достаточно проанализировать лишь поверхностно и не уделять им слишком много внимания. Распространенная ошибка – анализ и изучение только неблагоприятных отклонений: даже положительные отклонения должны быть изучены, а на основании анализа сделаны соответствующие выводы. Еще одно популярное заблуждение – это интерпретация экономии затрат всегда как положительное отклонение.

Глава 2. Система бюджетирования «Красный директор»

Свое знакомство с продуктами, предназначенными для автоматизации процессов бюджетирования, мы начнем с программы «Красный Директор», автором и разработчиком которой является компания «Бизнес-Микро» (www.bmicro.ru (http://www.bmicro.ru/)). С помощью этой программы автоматизируется планирование доходов и расходов денежных средств и составление бюджета движения денежных средств.

Демонстрационную версию программы (кстати, ее единственное ограничение состоит в том, что в базу данных нельзя внести более 50 записей) можно скачать на странице http://www.bmicro.ru/about/about-developer/KD_main.php#KD_demo (http://www.bmicro.ru/about/about-developer/KD_main.php#KD_demo). К скачиванию предлагается дистрибутив объемом около 2,6 Мб.

Чтобы установить программу на компьютер, запустите инсталляционный файл и следуйте указаниям Мастера. По окончании инсталляции в меню Пуск будет создана программная папка Красный директор, а на Рабочем столе появится ярлык запуска программы.

Учтите, что каждом запуске демонстрационной версии, а также при отсутствии активности в течение определенного времени нужно будет проходить авторизацию. В качестве логина используйте значение 1, а пароль указывать не нужно.

Программа нетребовательна к системным ресурсам. Она успешно работает во всех операционных системах семейства Windows, начиная с Windows 95, на компьютере, имеющем процессор Intel Pentium с тактовой частотой от 200 МГц, ОЗУ 64 Мб и 20 Мб свободного места на жестком диске.

Назначение и функциональные возможности

Функциональные возможности, реализованные в программе «Красный директор», предусматривают решение перечисленных ниже задач.

• Ведение справочника типовых схем бюджетирования.

• Настройка, формирование и контроль исполнения коммерческих бюджетов.

• Выборочная консолидация бюджетов.

• Контроль динамики исполнения бюджетных статей.

• Планирование прибыли и контроль ее получения по каждому структурному подразделению предприятия.

• Анализ проектов и сделок компании.

• Эффективная работа с маршрутизацией денежных средств (конвертацией, обналичиванием и т. п.).

• Оперативный анализ финансового профиля и перспектив развития предприятия.

• Внесение оптимальных коррективов в оперативные и стратегические планы.

• Рациональное использование имеющихся финансовых возможностей.

Помимо перечисленных, с помощью программы можно решать и другие задачи, наличие которых обусловлено спецификой конкретного предприятия.

Знакомство с интерфейсом программы

Главное окно программы, которое открывается по умолчанию после ее запуска и авторизации пользователя, показано на рис. 1.1.

Рис. 1.1. Главное окно программы «Красный директор»

Как видно на рисунке, программа обладает стандартным интерфейсом типичного Windows-приложения. В верхней части окна, сразу под его заголовком, находится главное меню, команды которого предназначены для выбора требуемого режима работы и активизации соответствующих функций программы. Главное меню является основным рабочим инструментом.

Под главным меню расположена инструментальная панель, кнопки которой используются для быстрого доступа к наиболее востребованным функциям. Названия кнопок инструментальной панели отображаются в виде всплывающих подсказок при подведении к ним указателя мыши – это позволяет быстро определить назначение каждой кнопки.

Нажатием правой кнопки мыши вызывается контекстное меню – еще один важнейший инструмент программы. Содержимое контекстного меню (попросту говоря – перечень входящих в его состав команд) может зависеть от текущего режима работы.

Далее, по мере работы с программой, мы подробнее познакомимся с ее наиболее востребованными инструментами.

Подготовка программы к работе

Перед тем как приступить к эксплуатации программы, рекомендуется просмотреть и, при необходимости – отредактировать параметры ее настройки. Для перехода в соответствующие режим предназначены команды, находящиеся в подменю Сервис?Настройка.

С помощью команды главного меню Сервис?Настройка?Пути к базам данных осуществляется переход в режим настройки путей к используемым базам данных. При активизации данной команды на экране открывается окно, изображенное на рис. 1.2.

Рис. 1.2. Настройка путей к базам данных

В программе реализована возможность использования нескольких баз данных. Например, одна база данных может включать в себя информацию по розничной торговле, другая – по оптовой торговле, третья – по услугам, оказанным на сторону, и т. д. В случае необходимости всегда можно легко переключиться на базу данных, путь к которой указан в поле Путь к базе данных. Для указания пути следует нажать кнопку, расположенную справа от данного поля, и в открывшемся окне Задайте каталог базы данных по обычным правилам Windows указать путь к требуемому каталогу.

Чтобы переключиться на требуемую базу данных, нужно установить переключатель Использовать в соответствующее положение и нажать кнопку Сохранить изменения, которая расположена в правом нижнем углу окна (название данной кнопки отображается в виде всплывающей подсказки при подведении к ней указателя мыши).

После указания путей к базам данных следует определиться с валютами учета. Возможности программы предусматривают использование одновременно двух валют – базовой валюты и второй валюты. Для перехода в режим настройки валют предназначена команда главного меню Сервис?Настройка?Выбор базовой валюты. При активизации данной команды на экране открывается окно, которое показано на рис. 1.3.

Рис. 1.3. Настройка валют

По умолчанию в программе предлагается в качестве базовой валюты использовать российский рубль, а в качестве второй валюты – американский доллар. Чтобы изменить эти валюты, нужно в данном окне установить флажок Изменить базовую и вторую валюты – в результате станут доступными параметры выделенной области Задание новых валют. Для изменения базовой или второй валюты нужно в этой выделенной области установить переключатель в соответствующее положение и в расположенном правее поле из раскрывающегося списка выбрать требуемое значение. После выполнения указанных действий следует нажать кнопку Сохранить изменения, которая расположена в правом нижнем углу окна (название данной кнопки отображается в виде всплывающей подсказки при подведении к ней указателя мыши).

Ввод исходных данных

Перед началом работы рекомендуется ввести необходимый минимум данных в справочники и каталоги программы. Эти сведения впоследствии потребуются для оформления документов, построения бюджетов и в иных режимах работы. Несмотря на то, что пополнять и редактировать содержимое справочников можно и в процессе работы, основные исходные данные желательно ввести заранее, чтобы не отвлекаться на это впоследствии. Далее приводится обзор наиболее важных справочников программы «Красный директор».

Каталог плательщиков и получателей

В каталоге плательщиков и получателей осуществляется ввод, редактирование и хранение информации о клиентах и деловых партнерах предприятия. Для перехода в режим работы с этим справочником выполните команду главного меню Сервис?Справочник плательщиков/получателей – в результате отобразится окно каталога, которое показано на рис. 1.4.

Рис. 1.4. Справочник плательщиков и получателей

В данном окне на вкладке Все, содержимое которой представлено на рис. 1.4, находится полный список плательщиков/получателей, введенных ранее в справочник. Вкладка Плательщики содержит список плательщиков, а вкладка Получатели – список получателей. На вкладке По коду также показан полный список плательщиков/получателей, но уже отсортированных в порядке возрастания кода.

Для ввода в справочник новой позиции следует нажать кнопку Добавить, для редактирования текущей предназначена кнопка Изменить. Удаление позиции из списка осуществляется нажатием кнопки Удалить; при этом программа выдает дополнительный запрос на подтверждение данной операции.

Ввод новой и редактирование имеющейся позиции осуществляется в окне редактирования, которое показано на рис. 1.5.

Рис. 1.5. Ввод и редактирование позиции справочника

Данное окно состоит из четырех вкладок. Рассмотрим порядок работы на каждой из них.

На вкладке Общие сведения (содержимое данной вкладки показано на рис. 1.5) осуществляется ввод и редактирования общих сведений о контрагенте. В частности, здесь указывается его числовой код, название, юридический статус (организационно-правовая форма), индивидуальный номер налогоплательщика, и т. д. В нижней части окна находится выделенная область Тип контрагента; с помощью расположенных в ней флажков можно отнести данного контрагента как к плательщикам, так и к получателям (возможна установка одновременно двух флажков). Эти флажки доступны также и на других вкладках данного окна.

Вкладка Контакты предназначена для ввода контактной информации. В частности, здесь указывается ФИО руководителя и главного бухгалтера, их телефоны, номер факса, а также при необходимости формируется список иных контактных лиц.

На вкладке Банк вводится информация об обслуживающем данного контрагента банке, а также о его расчетном счете и корреспондентском счете.