Практическая психология для менеджера

Вот лишь некоторые фразы, которые не следует произносить, чтобы не создать негативное впечатление о вашей компании:

• Секундочку. Минуточку.

• Не могли бы вы…

• К сожалению, господин такой-то обедает.

• Господин такой-то пошел к врачу.

• Наверно ваш заказ будет готов…

Автоответчик

Многие клиенты отрицательно относятся к наличию автоответчика в офисе. Но он – ваш незаменимый помощник. Во-первых – это экономия времени, а во-вторых – он позволяет вам быть в курсе дел.

Голосовая почта очень важный, необходимый инструмент бизнеса. Сообщение на вашем автоответчике должно быть кратким и информативным. Сначала необходимо представиться, затем дать выбор, а именно: «Оставьте ваше сообщение», «Позвоните по добавочному телефону» или можно оставить более длинное сообщение, если это зависит от обстоятельств.

Записывая свое сообщение на автоответчик обязательно учитывайте, что запись сильно искажает звучание и может превращать интонации из спокойных в равнодушные, а из серьезных в агрессивные. Помните об интонациях вашего голоса и, перед тем, как оставить сообщение, придерживайтесь следующих рекомендаций:

Автомат должен включаться после четвертого звонка (принятый стандарт). Лучше всего если вы сначала запишите на бумаге то, что хотели записать на пленку и несколько раз вслух прочитать. Начните свое сообщение с приветствия, имени и телефона, что бы люди поняли, туда ли они дозвонились. Постарайтесь избегать шуток и ненужных звуковых эффектов. Вы также не должны подробно объяснять обстоятельства. Завершите сообщение словами: «Пожалуйста, оставьте сообщение».

Если же вы кому-то звоните, будьте готовы оставить сообщение на автоответчике, пользуйтесь следующими рекомендациями. Всегда будьте готовы ответить как человеку, так и автоответчику.

Даже если вы позвонили по неправильному номеру, все равно оставьте сообщение после звукового сигнала: «Извините, я набрал неправильно номер». Если ваш звонок касается срочного сообщения, кратко назовите причину вашего звонка: «Я должен обсудить с вами завтрашнее подписание договора».